Kaufmännische Assistenz Finanzbuchhaltung & Office Management (m/w/d)

Jonglierst du mit Zahlen genauso souverän wie mit E-Mails, Tabellen und Terminen? Dann bist du bei uns genau richtig!
Die bitop ist ein innovatives Biotechnologie-Unternehmen mit Sitz in Dortmund. Wir entwickeln und produzieren hochwertige Wirkstoffe – sogenannte Extremolyte – für die Bereiche Medizinprodukte, Kosmetik und Biopharma. Unser Ziel: Gemeinsam mit starken Partnern weltweit die Lebensqualität von Menschen verbessern.

Zur Unterstützung unseres kaufmännischen Teams suchen wir eine zuverlässige, flexible und gut organisierte Persönlichkeit, die Freude daran hat, buchhalterische Aufgaben mit klassischen Office-Management-Themen zu verbinden. Ob Eingangsrechnung oder Kalenderabstimmung – du behältst den Überblick, arbeitest strukturiert und weißt, worauf es ankommt.

• Rechnungsverarbeitung: Eigenständige Bearbeitung von Eingangsrechnungen mit einem Blick fürs Wesentliche
• Anforderungsmanagement: Sichere Anforderung von Belegen bei Einmalbestellungen – per Mail oder Telefon
• Zahlungsabgleiche: Kontenklärung und -ausgleich im ERP-System
• Debitoren- & Kreditorenmanagement: Analyse offener Posten, Pflege der Kreditoren- und Debitorenstammdaten inkl. Kontenzuordnung
• Standardauswertungen: Vorbereitung regelmäßiger Auswertungen für umsatzsteuerliche Zwecke und andere Reportings
• Postfachüberwachung: Monitoring des Invoice-Postfachs – inklusive automatisierter Anlage von Kreditoren z. B. bei PayPal-Bestellungen
• Office Management: Allgemeine Verwaltungsaufgaben, Organisation von internen Abläufen und Unterstützung im Tagesgeschäft (Bestellwesen, Eventplanung etc.)

• Ausbildung & Erfahrung: Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement) und/oder mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Buchhaltung und Office Management
•  Arbeitsweise: Selbstständig, strukturiert und gewissenhaft – auch bei hohem Arbeitsaufkommen.
•  Persönlichkeit: Vertrauenswürdig, belastbar, flexibel und teamorientiert
• Tools & Kenntnisse: Sicherer Umgang mit ERP-Systemen (bitte ERP-System nennen, falls spezifisch) und gängigen MS-Office-Anwendungen – insbesondere Excel

• Ein Job mit Sinn und Spielraum: Du wirst Teil eines innovativen Biotech-Unternehmens mit wachsenden „Start-ups im Unternehmen“ – mit viel Raum für eigene Ideen, Verantwortung und kreative Freiheit. Wir wollen unsere Marktführerschaft weiter ausbauen – gemeinsam mit Dir.
• Arbeiten, wo andere spazieren gehen: Unser Büro liegt im schönen Dortmund-Hörde, direkt zwischen Naturschutzgebiet und dem Industriedenkmal Phoenix West. Home-Office ist bis zu zwei Tage pro Woche möglich – und gut erzogene Bürohunde sind bei uns ausdrücklich willkommen.
•  Ein echtes Teamgefühl: Freu Dich auf ein motiviertes, herzliches Team – auf zwei und manchmal auch vier Beinen – das Dich mit offenen Armen aufnimmt und gemeinsam mit Dir an einem Ziel arbeitet: Extremolytes for life.
•  Kurze Wege, schnelle Entscheidungen: Wir leben flache Hierarchien, arbeiten auf Augenhöhe und feiern gute Ideen – unabhängig davon, von wem sie kommen.
•  Wachstum? Selbstverständlich: Ob fachlich oder persönlich – wir fördern die Entwicklung engagierter Teammitglieder mit regelmäßigen Weiterbildungsmöglichkeiten und echter Unterstützung.
•  Fair bezahlt & gut abgesichert: Neben einem leistungsgerechten Gehalt erhälst Du eine attraktive Bezuschussung zur betrieblichen Altersvorsorge.
• Gemeinsame Erlebnisse: Freu Dich auf regelmäßige Mitarbeiterevents wie Sommerfest, Weihnachtsfeier, Teambuilding-Veranstaltungen sowie sportliche Aktivitäten – zum Beispiel unsere eigene Padel-Liga oder die Teilnahme am Firmenlauf.
• Rundum gut versorgt: Profitiere von attraktiven Zusatzleistungen wie JobRad, JobTicket, Hansefit, einer subventionierten Betriebskantine sowie kostenloser Verpflegung im Büro – inklusive Obst, Wasser, Kaffee, Eis und regelmäßiger gemeinsamer Essensbestellung.